Structief Organizer

Blog

Hoe maak ik een goede planning?

Organizer Structief MAMA | Ruchama van Elsäcker

Ruchama van Elsäcker

Blog

Hoe maak ik een goede planning?

Organizer Structief MAMA | Ruchama van Elsäcker

Ruchama van Elsäcker

‘Maar hoe doe jij dat dan?’ Deze vraag stelt iedere klant wel één of meerdere keren. En dat vind ik leuke vragen. Deze vraag is dan ook het uitgangspunt voor mijn blogs. Zo’n vraag geeft een eerlijk inkijkje in mijn leven en helpt je tegelijkertijd op weg om het voor jezelf toe te passen. Vandaag de vraag: hoe maak ik een goede planning?

Door mijn werk als ondernemer merk ik dat mijn planning privé en mijn planning voor m’n werk door elkaar heen lopen. Ik heb wel afgebakend wanneer ik beschikbaar ben voor mijn werk en wanneer voor mijn gezin, maar ik gebruik wel één agenda en één takenlijst waarin deze beide aspecten voorkomen. Dat is anders dan toen ik nog in loondienst werkte: toen waren mijn agenda en mijn takenlijst gescheiden. Goed om dat even je in achterhoofd te houden wanneer je verder leest. Een aantal aspecten is cruciaal voor een goede planning, en die ga ik met je delen.

Van groot naar klein

Met een goede planning werk van je groot naar klein. Je kunt een planning maken voor de volgende dag: dat is heel klein en gaat over de korte termijn. Het is beter om eerst naar het grote plaatje te kijken. In je werk bijvoorbeeld: welke deadlines heb je de komende maanden of het komende kwartaal? Wat is daarvoor nodig? Voor mijn werk stel ik doelen voor een jaar en op basis daarvan maak een plan per kwartaal en per maand. Mijn maandplan gebruik ik voor een planning voor de nieuwe week. Zo voorkom ik dat ik niet alleen druk ben met wat er het eerst in mij opkomt of met de klant die het hardst roept, maar dat ik juist ook bezig ben met de dingen die op lange termijn belangrijk zijn. Natuurlijk gebeuren er altijd zaken ad hoc, daar moet je ook ruimte voor houden. Dat brengt me bij het 2e aspect van een goede planning.

Plan ruim

Een planning is niet: je hele dag van minuut tot minuut dichttimmeren. Zo werkt het helaas niet. En daarom is plannen niet eenvoudig. Er gebeuren elke dag onverwachte dingen: telefoontjes, spoedaanvragen, je leidinggevende of klant die aangeeft dat er echt heel snel iets moet gebeuren, en verzin zelf nog maar wat voorbeelden. Dat is wellicht een onderwerp voor een volgende keer. Een andere reden waarom plannen van minuut tot minuut ook voor mij niet werkt is: ik ben nog wel eens afgeleid. En jij vast ook. Je krijg een leuk whatsappje, je checkt je mail of voor je het weet zit je weer een half uur te koekeloeren op Instagram. Daarom: plan ruim. Hoe doe je dat? Een richtlijn is om 80% van je tijd te plannen en 20% van je tijd vrij te laten voor onverwachte zaken. Dit is een richtlijn, dus dit is afhankelijk van je werk en van de grenzen die jij stelt. Je kiest er immers zelf voor of je een telefoontje wel of niet opneemt. Als ondernemer merk ik dat er wat minder ad hoc zaken zijn omdat ik simpelweg geen directe collega’s of leidinggevende heb. Dus ik durf wel 85 of 90% van mijn tijd in te plannen. Een sidenote: ik heb het hier uiteraard over een werksituatie. Thuis zou ik het percentage anders verdelen dan 80/20, aangezien je kinderen nog grotere ‘stoorzenders’ (geen leuk woord maar je snapt hopelijk wat ik bedoel) kunnen zijn dan collega’s of klanten. Er gebeuren nou eenmaal meer onverwachte dingen op een dag met je gezin dan op je werk. Dus misschien moet je daar wel 50/50 aanhouden… Dit brengt me ook bij het 3e en laatste punt voor een goede planning.

Weet hoeveel tijd je voor welke taak nodig hebt

Dit heeft uiteraard ook alles te maken met ruim plannen. Want als je 10 taken voor een dag plant en je krijgt er maar 5 of 6 gedaan, dan geeft dat weinig voldoening. Terwijl wanneer je 5 taken per dag plant en je hebt nog ruimte voor een 6e , dan denk je: ‘Yes, ik heb veel kunnen doen vandaag!’ Voel je het verschil? Om een goede inschatting te kunnen maken van hoeveel je gedaan kunt krijgen op een dag, is het belangrijk om te weten hoeveel tijd je (gemiddeld) voor een taak nodig hebt. Als ik bij mijzelf merk dat ik dat niet goed weet, dan ga ik bijhouden hoe lang ik over die taak doe. Dan weet ik de volgende keer hoeveel tijd ik moet reserveren. Dus: wat is er nodig voor een goede planning?
  • Werk van groot naar klein. Zoom eerst uit en dan steeds verder in. Van je jaar- of maanddoelen naar je taken voor een week en een dag.
  • Plan ruim. Als je de 80/20-regel wilt hanteren betekent dat concreet: maximaal 6 uur inplannen voor een werkdag van 8 uur.
  • Weet hoeveel tijd je nodig hebt voor welke taak. Houd daarom eens een tijdje bij waar je tijd naar toe gaat.
Nu heb je dus een goede planning. Misschien maak je wel regelmatig een planning en ben je daar op voorhand best wel tevreden over. Vervolgens is de uitdaging om die planning ook op te volgen. In het volgend blog beantwoord ik de vraag: hoe houd ik mij aan mijn planning? Dat was ‘m voor nu! Ga lekker aan de slag met deze punten en ontdek wat voor jou werkt. En heb je vragen? Benader me gerust op Instagram of via het contactformulier op deze website.